En la industria de la logística es muy común pagar y recibir ingresos a nombre de terceros.
Los ingresos y costos ajenos deben ser registrados apropiadamente, de lo contrario podríamos incurrir en pagos innecesarios de impuestos por registro de ingresos en exceso, o expresar pérdidas irreales en nuestros estados financieros.
¿Cómo registrar estos cargos en softwares como Magaya?
La mayoría de software de logística con soporte de funciones contables como Magaya, incluyen una opción para configurar las cuentas del activo y el pasivo ya vistas en la sección anterior.
En algunas ocaciones es suficiente adicionar directamente una línea con la cuenta en transacciones como cheques o depósitos, pero cuando hacemos una factura o registramos una cuenta por pagar, es importante también asegurarnos que los cargos estén afectando dichas cuentas, y no la cuenta de ingreso o costo.
Aquí se pueden ver algunas configuraciones que nos permitirán contabilizar adecuadamente este tipo de transacciones:
En la lista de Cargos
Edite los cargos que comúnmente utilicen las cuentas de Ingresos y Costos Ajenos o de Terceros. Puede incluso hacer que el sistema los considere siempre como cargos de terceros, de esa manera no tiene que preocuparse por recordar marcar la opción en cada embarque o transacción.
Esta opción es muy útil para cargos como los impuestos de aduana o gastos portuarios.
En los embarques y demás operaciones
Adicione los cargos y utilice la opción de Al cobro / Prepagado para elegir además si es un cargo ajeno o no.
Cuando se define el cargo con la opción de Forzar la facturación de terceros no es necesario hacer esto ya que por defecto estará marcado así.
En las Facturas de Cobro y de Pago
Cuando adicione una factura simplemente active la caja de Facturación de terceros en los cargos en los que aplique.
El sistema automáticamente llevará estos valores a las cuentas del Activo o Pasivo que correspondan, y no al ingreso o al costo.
Así ayudamos a nuestros clientes a ahorrar dinero
Tuve una llamada con un prospecto quien estuvo 3 años llenando manualmente un reporte en excel que le enviaba a sus agentes en destino para que ellos supieran cuáles habían sido los Costos e Ingresos Collect y Prepaid, para que así pudieran calcular y pagar el profit share.
Él gastaba unas 8 horas al mes haciendo esto, y como él dijo: “eso reducía nuestra capacidad de tomar más clientes, porque manteníamos ocupados haciendo reportes necesarios”.
En unos 5 minutos al teléfono, pudimos crear el reporte con él, con funcionalidades estándar de Magaya, ahorrándole inmediatamente más de US$3,000 / año solo en esa llamada.
Conciliación y Reportes
Desafortunadamente Magaya no permite mostrar información de embarques en los informes del Balance General que es donde aparece esta información.
Lo hace en el informe del Libro Diario, pero los datos relacionadas con los embarques solo estarán disponibles en Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar, por lo que el filtrado no ayudará mucho.
Reporte Personalizado Innobo
En Innobo hemos desarrollado un reporte personalizado que le permitirá saber exactamente cuántos Ingresos y Costos Ajenos tiene cada uno de sus embarques y consolidaciones como se ve a continuación.
Estos son algunos escenarios en los que se utilizan los Ingresos y Costos ajenos o de terceros.
Escenario 1
Contexto
- Somos un agente de carga o NVOCC.
- Nuestro cliente está realizando una importación donde nosotros prestamos todos los servicios en destino.
- La mercancía debe pagar impuestos por aranceles en aduana.
- Nosotros haremos los pagos de estos costos (ajenos) en nombre del cliente (el tercero).
Registro pago de contado
- Se genera un cheque con débito a la cuenta de Costos Ajenos o a nombre de terceros.
- Esta cuenta es un Activo corriente, ya que en la teoría estos fondos serán recuperados, es una cuenta por cobrarle a nuestro cliente.
Registro pago a crédito
- Se genera una cuenta por pagar cuyos cargos deberán ser enviados a la cuenta del Activo: Costos Ajenos o a nombre de terceros en el débito.
Escenario 2
Contexto
- Somos un agente de carga o NVOCC.
- Nuestro cliente está realizando una exportación donde nosotros prestamos todos los servicios en origen.
- La mercancía debe pagar impuestos por aranceles en aduana.
- El cliente nos depositará los los fondos necesarios para pagar esos impuestos.
- Nosotros haremos los pagos de estos costos (ajenos) en nombre del cliente (el tercero).
Registro pago del cliente
- Se genera un Recibo de pago o Depósito con crédito a la cuenta de Depósitos ajenos o de terceros.
- Esta cuenta es un Pasivo corriente, ya que en la teoría estos fondos serán pagados y no nos pertenecen, por lo tanto es una deuda.
Registro pago del costo ajeno
- Se hace exactamente lo mismo visto en el escenario 1. Es decir un pago débito a la cuenta de Costos Ajenos (activo).
Facturación a nuestro cliente
- Se genera una factura con débito a la cuenta de Depósitos ajenos o de terceros. De esta manera la cuenta se lleva a cero.
Este es el segundo ejemplo de cómo ayudamos a nuestros clientes a ahorrar dinero
Imagine que su Bookkeeper lleva un registro manual de todos los activos fijos de su compañía.
Cada mes, debe calcular los gastos de depreciación de absolutamente todos los activos fijos que posee la compañía, y aún si tiene un buen registro de ellos, tiene que estar al tanto de la fecha de compra y la fecha final de depreciación.
¿Suena como mucho trabajo manual sujeto a error humano, no?
¡Con este método que explicamos en este artículo, su bookkeeper jamás tendrá que preocuparse por un cálculo, un registro o una fecha NUNCA MÁS!
Vea este artículo directamente en el Knowledge base de Magaya
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