Facturar el almacenamiento es uno de los dolores de cabeza más comunes que enfrentan las empresas de logística.
Su complejidad, las necesidades personalizadas, las variables involucradas y las solicitudes de los clientes aumentan el tiempo necesario para ejecutar esta tarea y la incapacidad para automatizar.
Estos son algunos de los desafíos:
- Días libres.
- Tarifas por día.
- Tarifas por pieza.
- Otras variables que pueden afectar la forma en que factura a sus clientes.
- ¿Qué pasa si los productos salen del almacén a mediados de mes?
En este artículo explicaremos cómo automatizar este proceso.
En Magaya y otro software de logística con capacidades similares.
1. Condiciones
Before even discussing software or accounting, let’s talk about how this process can be simplified from a commercial perspective.
Cómo simplificar el proceso de facturación desde la venta.
- Comprenda de qué es capaz su software, cree una oferta que el sistema manejará bien (es decir, días libres, cargo por día, etc.).
- No complique demasiado las variables de cálculo (es decir, estaciones, diferentes tarifas los fines de semana, dependencia de paletas y piezas internas al mismo tiempo).
- Periodicidad (mensual, semanal, etc.).
- Facture los artículos que salen del almacén a mitad de mes o mitad de semana en la operación de salida (embarque, entrega de carga).
2. Variables
Si tiene una forma estándar y generalizada de calcular la facturación de almacenamiento para sus clientes, es decir, facturará por palet (nivel de paquete más grande) O por sus piezas contenidas (nivel de paquete más pequeño), la automatización de la facturación será más fácil.
Algunas de las variables más comunes consideradas para la facturación son:
- Relacionadas al producto :
- Cantidad de piezas (interior o exterior).
- Volumen, peso.
- Tipo de empaque.
- Relacionadas al tiempo:
- Fecha de ingreso, fecha de salida.
- Periodicidad (días, semanas, meses).
Si su cálculo depende de una combinación de demasiadas variables para el mismo cliente, probablemente necesitará programación para automatizar este proceso.
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En aproximadamente 5 minutos por teléfono, con una funcionalidad estándar de Magaya, pudimos crear un informe para un cliente que pasaba aproximadamente 8 horas al mes completando una hoja de cálculo, ahorrándole inmediatamente más de $ 3,000 / año solo en esa llamada.
Desde una perspectiva contable, podemos ayudarlo a colocar algunas piezas para que usted y su equipo puedan ser más eficientes.
3. Tarifas
Defina las tarifas por servicio por cliente (a menos que a todos sus clientes se les facture de la misma manera).
Creemos un ejemplo de cómo hacer esto en Magaya.
Vaya al perfil del cliente y agregue el cargo de tarifa de almacenamiento.
Consulte las siguientes capturas de pantalla para conocer uno de los diferentes métodos que incluyen una tarifa por pieza por día.
4. Facturas recurrentes
Configure esta función para permitir que el sistema haga el trabajo automáticamente.
- Cree una factura recurrente con el cargo definido en el paso anterior, no especifique un precio aquí, la tarifa se encargará de eso.
- Defina la fecha de inicio y, si corresponde, la fecha de finalización.
- Defina con qué frecuencia se generará la factura (diaria, semanal, mensual, etc.).
- Si es mensual, seleccione el día de la transacción.
- Aplicar a la carga “disponible” en el almacén.
- Defina el número de días libres para cada recibo de almacén.
Esto calculará automáticamente todo el almacenamiento de todas las piezas que pasaron el día definido. Los cargos aparecerán como “Publicados” en cada recibo de almacén con piezas disponibles para esta fecha como se muestra a continuación.
¿Qué pasa si la carga se entrega a mitad de período?
El sistema creará automáticamente los cargos por los días no facturados en la operación saliente (liberación o envío de carga).
De esta manera, el sistema garantiza que no facturará de menos a su cliente.
Vea el ejemplo de Liberación de carga a continuación con los cargos agregados automáticamente.
Todo lo que hacemos como empresa de consultoría contable busca eficiencia para su negocio.
Cada área de su empresa tiene un impacto directo en sus libros y es por eso que lo ayudamos a alinearlos todos.
5. Documentos de factura
El documento de factura resumirá todos los recibos de almacén con el recuento de piezas.
Vea la muestra a continuación.
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